Taloustietoa on jo, mutta miksi ongelmat eivät silti ratkea?

Törmään pk-yrityksissä toistuvasti samaan tilanteeseen.

Yrityksellä on kirjanpito, kuukausittainen tuloslaskelma, myyntiraportti, projektiseuranta ja ehkä vielä kassavirtaennustekin.

Tietoa siis on.

Silti samoihin ongelmiin palataan kuukausi toisensa jälkeen: projektien kate alittaa tavoitteen, laskutus viivästyy, myyntisaamiset kasvavat tai kulut ylittävät budjetin.

Raportit kertovat ongelmasta. Mikään ei kuitenkaan muutu.

Silloin yritys ei yleensä tarvitse uutta raporttia.

Se tarvitsee selkeämmän talouden toimintamallin.

Lisää tietoa ei automaattisesti tarkoita parempia päätöksiä

Monessa yrityksessä ajatellaan, että talouden johtaminen paranee, kun raportointia lisätään.

Ajatus kuulostaa järkevältä. Jos johto saa enemmän tietoa, se pystyy tekemään parempia päätöksiä.

Näin tapahtuu kuitenkin vain, jos joku:

• tulkitsee, miksi luku muuttui
• arvioi muutoksen vaikutuksen tulevaan tulokseen ja kassavirtaan
• määrittää tarvittavan toimenpiteen
• nimeää toimenpiteelle vastuuhenkilön
• seuraa, toteutuiko päätös.

Ilman tätä raportointi jää toteumien esittelyksi.

Pk-yritysten suurimmat taloudelliset ongelmat johtuvat harvoin kirjanpidosta. Ne johtuvat useammin siitä, ettei taloudellista tietoa hyödynnetä päätöksenteossa riittävän ajoissa.

Toimitusjohtaja, kirjanpitäjä ja talouspäällikkö katsovat eri asioita

Toimitusjohtaja näkee usein ensimmäisenä myynnin, tilauskannan, asiakkaat ja operatiivisen tilanteen. Hän tietää, miksi jokin projekti viivästyi tai miksi tietty asiakas sai tavallista alemman hinnan.

Kirjanpitäjä näkee, miten nämä tapahtumat kirjautuivat tuloslaskelmaan ja taseeseen. Hän huolehtii, että luvut ovat oikein ja lakisääteinen raportointi hoidetaan asianmukaisesti.

Talouspäällikön pitäisi yhdistää nämä kaksi näkymää.

Hän ei katso vain sitä, mikä muuttui, vaan kysyy:

Mistä muutos johtui? Onko se tilapäinen vai rakenteellinen? Miten se vaikuttaa koko vuoden tulokseen ja kassavirtaan? Mitä sille tehdään, kuka tekee ja mihin mennessä?

Ero ei ole pelkästään raportin sisällössä. Ero on siinä, johtaako raportti päätökseen.

Epäselvä vastuunjako pysäyttää taloustiedon matkalla päätökseksi

Talouden toimintamalli ei tarkoita raskasta organisaatiokaaviota tai monimutkaista raportointijärjestelmää.

Se tarkoittaa käytännössä sitä, että yrityksessä on sovittu:

Kirjanpito tuottaa luotettavat toteumaluvut.

Liiketoiminta omistaa lukujen taustalla olevat operatiiviset oletukset: myynnin, projektien aikataulut, resurssitarpeet, hankinnat ja laskutuksen.

Talouspäällikkö yhdistää nämä tiedot, haastaa oletukset, laskee vaikutukset ja tuo johdolle päätettävät asiat.

Toimitusjohtaja tai johtoryhmä tekee päätökset.

Nimetyt vastuuhenkilöt toteuttavat ne.

Seuraavassa talouskatsauksessa ei ainoastaan tarkastella uusia lukuja, vaan myös varmistetaan, mitä edellisessä katsauksessa sovituille toimenpiteille tapahtui.

Jos tätä ketjua ei ole, jokainen voi hoitaa oman osuutensa hyvin ilman, että yrityksen talous silti paranee.

Mitä tekemättä jättäminen maksaa?

Otetaan esimerkiksi projektiliiketoimintaa harjoittava yritys:

• liikevaihto 2,4 miljoonaa euroa vuodessa
• keskimääräinen kuukausimyynti 200 000 euroa
• tavoiteltu projektikate 30 prosenttia
• toteutunut projektikate 25 prosenttia.

Viiden prosenttiyksikön katepoikkeama tarkoittaa:

200 000 € × 5 % = 10 000 euroa kuukaudessa.

Yrityksen projektiraportti näyttää poikkeaman joka kuukausi. Kokouksessa todetaan, että materiaalihinnat nousivat, työtunteja kului arvioitua enemmän ja osa lisätöistä jäi laskuttamatta.

Jos kukaan ei vastaa hinnoittelun korjaamisesta, jälkilaskennan käyttöönotosta tai lisätöiden laskutuksesta, sama poikkeama voi jatkua kuusi kuukautta.

Vaikutus: 6 × 10 000 € = 60 000 euroa menetettyä projektikatetta.

Koska kustannukset ovat jo syntyneet, vaikutus näkyy käytännössä lähes suoraan käyttökatteessa ja kassavirrassa.

A) Mitään ei tehdä

Projektikate pysyy 25 prosentissa.

Kuuden kuukauden myynti on 1,2 miljoonaa euroa ja toteutunut projektikate 300 000 euroa. Tavoitteen mukainen projektikate olisi ollut 360 000 euroa.

Yritys menettää tavoitetasoon verrattuna 60 000 euroa.

Raportointi voi silti olla teknisesti täysin oikein.

B) Ongelmaan puututaan kahden kuukauden jälkeen

Talouspäällikkö tunnistaa poikkeaman taustalla olevat ajurit. Yritys korjaa uusien tarjousten kustannusoletukset, määrittää lisätöiden hyväksymis- ja laskutusvastuun sekä ottaa käyttöön projektien jälkilaskennan.

Jos projektikate palautuu 30 prosenttiin kolmannesta kuukaudesta alkaen, katepoikkeamaa syntyy vain kahdelta kuukaudelta:

2 × 10 000 € = 20 000 euroa.

Verrattuna kuuden kuukauden tekemättä jättämiseen yritys säilyttää:

60 000 € − 20 000 € = 40 000 euroa.

Taloudellinen hyöty ei syntynyt uuden raportin laatimisesta. Se syntyi siitä, että olemassa oleva tieto yhdistettiin päätökseen, vastuuseen ja seurantaan.

Kaikkia raportteja ei pidä säilyttää

Raporttia ei pitäisi arvioida sen perusteella, kuinka hienolta se näyttää tai kuinka paljon tietoa siihen on saatu koottua.

Sitä pitäisi arvioida kysymällä:

Mitä yrityksessä tehdään eri tavalla tämän raportin vuoksi?

Jos vastausta ei löydy, vaihtoehtoja on kolme:

Raportin käyttötarkoitus on määrittelemättä.

Raportti ei sisällä päätöksenteon kannalta oikeaa tietoa.

Tai raporttia ei tarvita.

Jokainen taloushallinnon tuottama raportti kuluttaa myös liiketoiminnan aikaa. Tietoja kerätään, tarkistetaan, kommentoidaan ja käsitellään kokouksissa.

Yksi tunti taloushallinnon työtä voi synnyttää useita tunteja työtä myynnissä, tuotannossa, projektinjohdossa ja johdossa. Siksi raportoinnin määrää ei pidä kasvattaa ilman selkeää käsitystä siitä, mitä päätöstä sillä tuetaan.

Johdon kysymykset

Toimitusjohtajan pitäisi pystyä vastaamaan ainakin näihin:

1. Mitkä talousraportit johtavat yrityksessämme säännöllisesti päätöksiin tai toimenpiteisiin?
2. Kuka selvittää, mistä merkittävä poikkeama johtuu?
3. Kuka omistaa myyntiä, projektien etenemistä, hankintoja ja laskutusta koskevat ennusteoletukset?
4. Miten päätettyjen toimenpiteiden toteutumista seurataan?
5. Mitkä raportit voisimme lopettaa ilman vaikutusta kassavirtaan, kannattavuuteen tai riskienhallintaan?

Jos näihin ei löydy selkeitä vastauksia, ongelma ei todennäköisesti ole tiedon määrässä vaan talouden toimintamallissa.

Toimitusjohtajan maanantai

Varaa ensi maanantaina 30 minuuttia ja ota esiin kaikki johdolle säännöllisesti toimitettavat talousraportit.

Kirjoita jokaisen raportin kohdalle:

Mitä päätöstä tämä raportti tukee?

Jos päätöstä ei pystytä nimeämään, merkitse raportti arvioitavaksi. Älä vielä lopeta sitä, mutta selvitä, onko raportin sisältö väärä, käsittelytapa puutteellinen vai koko raportti tarpeeton.

Jo tämä harjoitus paljastaa usein, kuinka suuri osa raportoinnista on syntynyt historian, järjestelmän oletusten tai yksittäisten toiveiden perusteella – ei nykyisen päätöksenteon tarpeisiin.

Kolme käytännön toimenpidettä

1. Määritä raportille päätös.
Jokaisella raportilla, mittarilla ja ennusteella pitää olla selkeä käyttötarkoitus. Pelkkä ”seuranta” ei vielä riitä.

2. Määritä tiedolle omistaja.
Kirjanpitäjä ei voi omistaa myyntiennustetta eikä talouspäällikkö projektin valmistumispäivää. Liiketoiminnan pitää vastata operatiivisista lähtötiedoista.

3. Sido talouskatsaus toimenpiteisiin.
Kirjaa jokaisesta merkittävästä poikkeamasta päätös, vastuuhenkilö ja määräpäivä. Aloita seuraava katsaus tarkistamalla edellisten toimenpiteiden tilanne.

Yksi ajatus muistettavaksi

Raportti, joka ei johda päätökseen, vastuuseen tai toimenpiteeseen, on korkeintaan oikein muotoiltua historiaa.

Pk-yritys ei välttämättä tarvitse lisää raportteja, uusia mittareita tai hienompaa järjestelmää.

Se tarvitsee toimintamallin, jossa kirjanpidon tuottama tieto yhdistyy liiketoiminnan ymmärrykseen, taloudelliseen analyysiin, johdon päätökseen ja nimettyyn vastuuseen.

Vasta silloin taloustieto alkaa vaikuttaa tulevaisuuteen eikä ainoastaan kuvata menneisyyttä.

Jos haluat arvioida, tukeeko yrityksesi nykyinen talousraportointi aidosti päätöksentekoa, voimme käydä kokonaisuuden läpi maksuttomassa 30 minuutin talouskartoituksessa.