Talousosaston ei kuulu omistaa yrityksen budjettia

Olen nähnyt useamman kerran saman tilanteen.

Budjetointikierros alkaa, ja taloushallinto lähettää liiketoiminnalle Excel-pohjat täytettäväksi.

Vastauksia ei kuulu.

Lukuja pyydetään uudelleen. Osa vastaa, osa ei. Joku lähettää viime vuoden luvut korotettuna viidellä prosentilla. Myyntiennuste tulee kaksi päivää myöhässä, henkilöstösuunnitelma muuttuu vielä budjetin valmistumisen jälkeen ja investointilista löytyy lopulta toimitusjohtajan sähköpostista.

Taloushallinto kerää tiedot, korjaa puuttuvat luvut, rakentaa ennusteen ja vie valmiin budjetin johtoryhmälle.

Kuukautta myöhemmin ensimmäiset poikkeamat alkavat näkyä.

Myyntijohtaja kertoo, ettei myyntitavoite ollut realistinen.

Tuotannossa tarvitaan kaksi työntekijää enemmän kuin budjetissa.

Investointi aikaistuu kuudella kuukaudella.

Ja taloushallinnolta kysytään:

Miksi tätä ei ollut ennusteessa?

Tässä kohtaa ongelma ei yleensä ole budjetissa.

Ongelma on siinä, kuka yrityksessä omistaa sen taustalla olevat oletukset.

Taloushallinto ei voi vastata liiketoiminnan puolesta

Monessa pk-yrityksessä ajatellaan, että koska budjetti, ennuste ja raportointi sisältävät euroja, niiden tekeminen kuuluu taloushallinnolle.

Ajatus kuulostaa loogiselta.

Taloushallinto tuntee luvut, rakentaa laskelmat ja kokoaa raportit.

Mutta tästä syntyy helposti väärä vastuunjako.

Taloushallinto alkaa omistaa myös oletuksia, joita se ei voi hallita.

Kuinka paljon yritys myy ensi vuonna?

Kuinka monta työntekijää tarvitaan?

Milloin uusi tuotantolinja käynnistyy?

Kuinka paljon projektien läpimenoajat lyhenevät?

Mikä on realistinen laskutusaste?

Kuinka nopeasti hinnankorotukset saadaan läpi asiakkaille?

Taloushallinto voi analysoida näitä oletuksia.

Se voi haastaa niitä.

Se voi laskea niiden vaikutuksen kannattavuuteen, kassavirtaan ja pääoman tarpeeseen.

Mutta se ei voi omistaa niitä.

Myyntiennusteen pitäisi kuulua henkilölle, joka vastaa myynnin toteutumisesta.

Henkilöstösuunnitelman henkilölle, joka päättää rekrytoinneista.

Projektien katetavoitteiden niille, jotka hinnoittelevat, toteuttavat ja johtavat projekteja.

Investointien tuotto-oletusten niille, jotka investointia esittävät ja sen hyödyt toteuttavat.

Jos oletuksella ei ole liiketoiminnassa omistajaa, se ei ole johtamisen väline.

Se on taloushallinnon tekemä arvaus.

Toimitusjohtaja näkee luvun. Kirjanpitäjä näkee toteuman. Talouspäällikkö kysyy, kuka vastaa oletuksesta.

Toimitusjohtaja näkee budjetissa 4,5 miljoonan euron liikevaihdon.

Kirjanpitäjä näkee kuukausittain, toteutuiko liikevaihto.

Talouspäällikön pitäisi kysyä ennen budjetin hyväksymistä:

Mistä 500 000 euron kasvu syntyy?

Kuinka suuri osa tulee nykyisiltä asiakkailta?

Kuinka paljon tarvitaan uutta myyntiä?

Millä myyntikatteella kasvu toteutuu?

Tarvitaanko lisää henkilöstöä, varastoa tai käyttöpääomaa?

Kuka vastaa siitä, että nämä oletukset toteutuvat?

Tässä on taloushallinnon ja liiketoiminnan vastuunjaon ydin.

Liiketoiminta omistaa oletukset.

Taloushallinto omistaa mallin, laskennan, prosessin ja oletusten haastamisen.

Johto hyväksyy lopputuloksen ja sitoutuu sen toteuttamiseen.

Jos kaikki vastuu jää taloushallinnolle, liiketoiminta voi suhtautua budjettiin kuin johonkin, jonka talousosasto on tehnyt heille.

Silloin budjetista tulee raportoinnin vertailuluku.

Ei johtamisen väline.

Parempi ennuste ei auta, jos kukaan ei omista sen oletuksia

Otetaan 4 miljoonan euron liikevaihtoa tekevä yritys.

Yrityksen budjetti ensi vuodelle näyttää tältä:

Liikevaihto 4,5 M€.

Myyntikate 40 %.

Käyttökate 360 000 euroa.

Budjetti perustuu 500 000 euron kasvuun.

Kasvun oletetaan tulevan uusista asiakkaista.

Myyntijohtaja ei kuitenkaan ole osallistunut oletuksen rakentamiseen eikä yrityksessä ole määritelty, kuinka monta uutta asiakasta, tarjousta tai kauppaa tavoitteen saavuttaminen edellyttää.

Vuoden aikana toteutuu vain 200 000 euroa suunnitellusta kasvusta.

Liikevaihdosta jää puuttumaan 300 000 euroa.

40 prosentin myyntikatteella menetetty myyntikate on 120 000 euroa.

Jos kiinteät kulut toteutuvat budjetoidusti, käyttökate jää 240 000 euroon.

Budjetoitu käyttökate oli 360 000 euroa.

Poikkeama on 120 000 euroa eli kolmannes budjetoidusta käyttökatteesta.

Taloushallinto voi raportoida poikkeaman kuukausittain.

Se voi päivittää ennustetta.

Se voi tehdä kassavirtaennusteen uudelleen.

Mutta siinä vaiheessa vahinko on jo syntynyt.

Ongelma syntyi ennen ensimmäistäkään raporttia.

500 000 euron kasvutavoitteella ei ollut liiketoiminnassa omistajaa eikä sen toteutumista ollut purettu operatiivisiksi ajureiksi.

Jos kasvutavoite olisi alun perin purettu asiakasmääräksi, kauppojen keskikooksi, tarjouskannaksi, konversioksi ja tarvittavaksi myyntiaktiviteetiksi, poikkeama olisi voitu havaita kuukausia aikaisemmin.

Pk-yritysten suurimmat taloudelliset ongelmat johtuvat harvoin kirjanpidosta.

Ne johtuvat useammin siitä, että taloudellista tietoa ei hyödynnetä päätöksenteossa riittävän ajoissa.

Taloushallinnon tehtävä ei ole kerätä lukuja

Taloushallinnon pitäisi rakentaa prosessi, jossa jokaiselle merkittävälle oletukselle voidaan nimetä kaksi henkilöä.

Liiketoiminnan omistaja.

Ja talouden vastinpari.

Liiketoiminnan omistaja vastaa oletuksen toteutumisesta.

Talouden vastinpari testaa oletuksen kestävyyttä.

Jos myyntijohtaja ennustaa 500 000 euroa uutta myyntiä, talouspäällikön tehtävä ei ole hyväksyä lukua tai korvata sitä omalla arviollaan.

Talouspäällikön tehtävä on kysyä:

Kuinka monta kauppaa tämä vaatii?

Mikä on keskimääräinen kaupan koko?

Kuinka suuri tarjouskanta tarvitaan?

Mikä on historiallinen voittoprosentti?

Milloin myynti muuttuu laskutukseksi?

Kuinka paljon kasvu sitoo käyttöpääomaa?

Mitä kustannuksia syntyy ennen ensimmäistä euroa liikevaihtoa?

Näin syntyy terve jännite liiketoiminnan kunnianhimon ja taloudellisen realismin välille.

Jos taloushallinto tekee molemmat puolet keskustelusta, tätä jännitettä ei synny.

Johdon pitäisi pystyä vastaamaan näihin kysymyksiin

Kuka omistaa yrityksenne viisi merkittävintä budjetti- ja ennusteoletusta?

Pystyttekö nimeämään henkilön, joka vastaa jokaisen merkittävän liikevaihto-, kate-, henkilöstö- ja investointioletuksen toteutumisesta?

Haastaako taloushallinto liiketoiminnan oletuksia vai kerääkö se vain luvut yhteen?

Seurataanko johtoryhmässä vain taloudellista toteumaa vai myös niitä operatiivisia ajureita, joista tulevien kuukausien tulos ja kassavirta syntyvät?

Kun ennuste ei toteudu, tiedättekö, mikä oletus petti ja kuka reagoi siihen?

Toimitusjohtajan maanantai

Avaa yrityksenne viimeisin budjetti tai ennuste.

Valitse viisi oletusta, joilla on suurin vaikutus käyttökatteeseen tai kassavirtaan.

Kirjoita jokaisen oletuksen viereen yksi nimi.

Ei osastoa.

Ei johtoryhmää.

Yksi henkilö.

Jos et pysty nimeämään omistajaa, olet löytänyt johtamisriskin.

Tähän menee alle 30 minuuttia.

Kolme muutosta, joilla vastuunjako korjataan

Ensimmäinen: nimeä jokaiselle merkittävälle oletukselle liiketoiminnan omistaja.

Toinen: nimeä jokaiselle merkittävälle oletukselle talouden vastinpari, jonka tehtävä on haastaa oletus, laskea sen taloudellinen vaikutus ja seurata sen toteutumista.

Kolmas: älä käsittele johtoryhmässä vain sitä, poikkeaako tulos budjetista. Käsittele sitä, mikä oletus muuttui, mitä se tekee tulevalle käyttökatteelle ja kassavirralle ja mitä päätöksiä sen vuoksi tehdään.

Taloushallinnon tehtävä ei ole omistaa yrityksen ennustetta. Sen tehtävä on rakentaa prosessi, jossa liiketoiminta joutuu omistamaan omat oletuksensa.

Hyvä taloushallinto ei vapauta johtoa taloudellisesta vastuusta.

Se tekee vastuun näkyväksi.

Se yhdistää liiketoiminnan oletukset euroihin, haastaa niiden realistisuuden ja näyttää riittävän aikaisin, mitä tapahtuu, jos oletukset eivät toteudu.

Kun vastuunjako toimii, budjetti ja ennuste eivät ole taloushallinnon tuottamia laskelmia.

Ne ovat johdon yhteinen näkemys siitä, mitä yrityksessä aiotaan saada aikaan, millä resursseilla ja millä taloudellisilla seurauksilla.

Jos haluat arvioida, tukeeko yrityksesi talouden johtamisen malli päätöksentekoa vai onko taloushallinnosta tullut liiketoiminnan oletusten ylläpitäjä, voidaan katsoa kokonaisuutta yhdessä talouskartoituksessa.