Taloushallinnon 25 prosentin testi

Kun käyn yrityksen taloushallinnon työmäärää läpi, kysyn usein yhden tarkoituksella epämukavan kysymyksen:

Jos taloushallinnon työmäärää pitäisi pienentää 25 prosentilla, mitä lopettaisimme?

Kysymyksen tarkoitus ei ole leikata henkilöstöä tai heikentää lakisääteisten tehtävien hoitamista.

Sen tarkoitus on paljastaa, mihin taloushallinnon aika todellisuudessa kuluu.

Monessa pk-yrityksessä taloushallinnolta puuttuu aikaa kassavirran ennustamiseen, kannattavuuden analysointiin ja johdon tukemiseen. Samalla aikaa käytetään raportteihin, täsmäytyksiin ja manuaalisiin työvaiheisiin, joiden vaikutusta kukaan ei osaa nimetä.

Silloin yrityksen ongelma ei välttämättä ole liian vähäinen taloushallinnon kapasiteetti.

Kapasiteetti voi olla väärässä käytössä.

Kaikki tehty työ ei ole arvokasta työtä

Taloushallinnon tehtävälistat kasvavat helposti mutta lyhenevät harvoin.

Joku pyytää uuden raportin.

Johtoryhmään lisätään uusi tunnusluku.

Ennusteeseen halutaan tarkempi erittely.

Yhteen järjestelmään syötetty tieto siirretään käsin toiseen järjestelmään.

Kuukausittain laaditaan raportti, jonka alkuperäistä käyttötarkoitusta kukaan ei enää muista.

Kun tehtävä on kerran lisätty taloushallinnon rutiineihin, sitä jatketaan helposti vuodesta toiseen.

Työtä perustellaan sillä, että tietoa voidaan joskus tarvita.

Mahdollinen tarve ei kuitenkaan vielä tarkoita, että tiedon tuottaminen joka kuukausi on taloudellisesti perusteltua.

Jokaisen taloushallinnon tehtävän pitäisi vaikuttaa vähintään yhteen seuraavista:

• päätöksentekoon
• kassavirtaan
• kannattavuuteen
• riskienhallintaan
• lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen.

Jos tehtävän vaikutusta ei pystytä nimeämään, sen arvo pitää arvioida uudelleen.

Väärä oletus: kaiken taloustiedon pitää olla mahdollisimman tarkkaa

Taloushallinnossa tarkkuus yhdistetään perustellusti laatuun.

Kirjanpidon, veroilmoitusten ja tilinpäätöksen pitää perustua oikeisiin tietoihin. Olennaiset täsmäytykset ja valvontatoimenpiteet pitää tehdä asianmukaisesti.

Kaikki johdon laskelmat eivät kuitenkaan tarvitse samaa tarkkuustasoa kuin lakisääteinen kirjanpito.

Päätös uuden työntekijän rekrytoinnista ei parane sillä, että 12 kuukauden myyntiennuste laaditaan sentin tarkkuudella.

Kassavirtaennuste ei muutu luotettavaksi lisäämällä rivejä, jos projektien laskutuspäivät ja hankintojen maksuaikataulut ovat vanhentuneet.

Projektikannattavuuden seuranta ei parane sillä, että pieniä kustannuksia kohdistetaan täydellisesti, jos työtunnit, lisätyöt ja jäljellä olevat kustannukset puuttuvat.

Tiedon tarkkuuden pitää vastata päätöksen tarvetta.

Liian karkea tieto johtaa huonoihin päätöksiin. Tarpeettoman tarkka tieto kuluttaa aikaa ilman vastaavaa hyötyä.

Mitä eri roolit näkevät?

Toimitusjohtaja näkee taloushallinnon työmäärän usein raporttien määränä, kuukausittaisena laskuna ja aikatauluina. Jos taloustiimi on jatkuvasti kiireinen, työmäärän oletetaan olevan välttämätön.

Kirjanpitäjä näkee tositteet, täsmäytykset, määräpäivät, korjaukset ja viranomaisvelvoitteet. Hän tietää, mitä pitää tehdä, jotta kirjanpito valmistuu oikein.

Talouspäällikön pitäisi tarkastella lisäksi työn vaikutusta.

Mitä päätöstä varten tämä raportti laaditaan?

Mitä riskiä tällä täsmäytyksellä hallitaan?

Mitä tapahtuisi, jos ennuste laadittaisiin kuukausittaisen sijaan neljännesvuosittain?

Voidaanko työ automatisoida, siirtää tiedon syntypaikkaan tai lopettaa?

Mikä on tehtävän kustannus suhteessa sen taloudelliseen merkitykseen?

Talouspäällikön tehtävänä ei ole kyseenalaistaa tarpeellista valvontaa. Hänen pitää erottaa olennainen taloustyö sellaisesta työstä, joka on jäänyt elämään ilman selvää käyttötarkoitusta.

Miten 25 prosentin testi tehdään?

Oletetaan, että yrityksen taloushallintoon käytetään 180 työtuntia kuukaudessa.

Tavoitteena on tunnistaa 25 prosenttia työajasta:

180 tuntia × 25 % = 45 tuntia kuukaudessa.

Tehtäviä ei vielä lopeteta. Ensin ne asetetaan kuvitteellisesti poistettaviksi ja arvioidaan viiden kysymyksen avulla:

1. Heikentäisikö poistaminen johdon päätöksentekoa?
2. Heikentäisikö se kassavirran hallintaa?
3. Heikentäisikö se kannattavuuden seurantaa?
4. Kasvattaisiko se olennaista taloudellista tai operatiivista riskiä?
5. Vaarantaisiko se lakisääteisen velvoitteen tai sopimusvelvoitteen hoitamisen?

Jos vastaus jokaiseen kysymykseen on ei, tehtävän jatkamiselle pitää löytää jokin muu perusteltu syy.

Jos sellaista ei ole, tehtävä voidaan lopettaa, harventaa, automatisoida tai yksinkertaistaa.

Mistä 45 tuntia voisi löytyä?

Yrityksen 45 tuntia kuukaudessa voisi muodostua esimerkiksi näin:

Kahteenkymmeneen tuntiin käytetään raportteja, joiden perusteella ei ole tehty yhtään päätöstä viimeisen kuuden kuukauden aikana.

Viisitoista tuntia kuluu samojen tietojen siirtämiseen ja tarkistamiseen kahden järjestelmän välillä.

Kymmenen tuntia käytetään sellaisten vähäisten poikkeamien selvittämiseen, joiden yhteenlaskettu taloudellinen vaikutus on pienempi kuin selvitystyön kustannus.

Tämä ei tarkoita, että kaikki 45 tuntia voidaan poistaa suoraan.

Osa raportoinnista voi olla tarpeellista hallitukselle, rahoittajalle, viranomaiselle tai sisäiseen valvontaan, vaikka sen vaikutus ei näkyisi päivittäisissä päätöksissä.

Testin tarkoitus on pakottaa nimeämään tämä käyttötarkoitus.

Mitä 45 tuntia maksaa?

Jos taloushallinnon työn kokonaiskustannuksena käytetään 55 euroa tunnilta, 45 tunnin kuukausittainen kapasiteetti vastaa:

45 tuntia × 55 € = 2 475 euroa kuukaudessa.

Vuositasolla:

2 475 € × 12 = 29 700 euroa.

Tämä ei automaattisesti tarkoita 29 700 euron kassasäästöä.

Jos työ tehdään omalla henkilöstöllä eikä henkilöstömäärää tai työaikaa vähennetä, kyse on ensisijaisesti vapautuvasta kapasiteetista. Kassasäästö syntyy vasta, jos ostettua palvelua, ylityötä tai muuta maksettavaa resurssia voidaan vähentää.

Vapautuneella kapasiteetilla on silti taloudellinen arvo, jos se siirretään tehtäviin, joilla on suurempi vaikutus.

A) Mitään ei tehdä

Yritys jatkaa tehtäviä entiseen tapaan.

Taloushallinnon työstä 45 tuntia kuukaudessa eli 540 tuntia vuodessa kuluu tehtäviin, joiden vaikutusta ei ole pystytty osoittamaan.

Laskennallinen kapasiteettikustannus on 29 700 euroa vuodessa.

Samaan aikaan kassavirtaennuste jää päivittämättä, projektien kannattavuuspoikkeamien syitä ei selvitetä ja laskuttamatonta työtä tarkastellaan vasta kuukauden päätyttyä.

Taloushallinto on kiireinen, mutta yrityksen tärkeimpiin taloudellisiin kysymyksiin ei ole aikaa.

B) Työ arvioidaan uudelleen

Yritys ei leikkaa taloushallinnon työtä sattumanvaraisesti.

Se:

• lopettaa raportit, joilla ei ole käyttäjää
• automatisoi tai poistaa päällekkäiset tiedonsiirrot
• asettaa vähäisille poikkeamille olennaisuusrajat
• harventaa ennusteita, joiden päivitystiheys ylittää päätöksenteon tarpeen
• säilyttää lakisääteiset, sopimusperusteiset ja riskienhallinnan kannalta tarpeelliset tehtävät.

Vapautuvat 45 tuntia kohdistetaan esimerkiksi:

• 15 tuntia kassavirtaennusteeseen ja maksuvalmiuden seurantaan
• 15 tuntia projekti- ja asiakaskannattavuuden analysointiin
• 15 tuntia laskutuksen, myyntisaamisten ja toimenpiteiden seurantaan.

Kapasiteetin määrä ei muuttunut.

Sen vaikutus muuttui.

Vapautuneen ajan taloudellinen vaikutus

Oletetaan, että yrityksen liikevaihto on 2,4 miljoonaa euroa vuodessa.

Keskimääräinen päivittäinen myynti on:

2 400 000 € / 365 = noin 6 575 euroa.

Kun laskutuksen seurantaan kohdistetaan osa vapautuneesta ajasta, työn valmistumisen ja laskun lähettämisen välinen viive lyhenee viidellä päivällä.

Käyttöpääomaa vapautuu:

5 päivää × 6 575 € = noin 32 875 euroa.

Jos käyttöpääoman rahoituskustannus on kahdeksan prosenttia, vuotuinen rahoituskustannuksen vähenemä on:

32 875 € × 8 % = noin 2 630 euroa.

Varsinainen vaikutus kassaan on kuitenkin suurempi: yrityksellä on jatkuvasti noin 32 875 euroa enemmän rahaa käytettävissään.

Jos projektikannattavuuden analysointi tunnistaa lisäksi yhden 10 000 euron vuosittaisen katevuodon, vapautuneen kapasiteetin vaikutus muodostuu jo:

• noin 32 875 euroa vapautunutta käyttöpääomaa
• noin 2 630 euroa pienempää vuotuista rahoituskustannusta
• 10 000 euroa säilytettyä projektikatetta.

Tämä ei tarkoita, että 45 tunnin vapauttaminen tuottaisi automaattisesti nämä hyödyt. Vaikutus riippuu siitä, mihin aika käytetään ja johtavatko havainnot käytännön toimenpiteisiin.

Testi ei siis yksin paranna taloutta.

Se vapauttaa kapasiteetin työhön, joka voi parantaa sitä.

Mitä ei pidä leikata?

25 prosentin testiä ei pidä käyttää perusteena lakisääteisten velvoitteiden, olennaisten täsmäytysten tai sisäisen valvonnan heikentämiseen.

Poistettavaksi ei pidä valita tehtävää vain siksi, ettei sen vaikutusta nähdä välittömästi tuloslaskelmassa.

Esimerkiksi käyttöoikeuksien valvonta, maksujen hyväksymismenettely, verotukseen liittyvät tarkistukset ja tase-erien täsmäytykset voivat ehkäistä harvinaisia mutta euromääräisesti merkittäviä vahinkoja.

Riskienhallinnan arvo näkyy usein siinä, mitä ei tapahtunut.

Siksi tehtävän poistamista arvioitaessa pitää tarkastella vaikutuksen lisäksi myös:

• virheen tai väärinkäytöksen todennäköisyyttä
• mahdollisen vahingon suuruutta
• havaitsemisviivettä
• korjattavuutta
• lain, sopimuksen tai rahoittajan asettamia vaatimuksia.

Tarkoitus ei ole tehdä taloushallinnosta mahdollisimman kevyttä.

Tarkoitus on poistaa työ, joka ei tuota päätöksenteon, kassavirran, kannattavuuden, riskienhallinnan tai velvoitteiden hoitamisen kannalta riittävää arvoa.

Johdon kysymykset

Toimitusjohtajan pitäisi pystyä vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:

1. Mitkä taloushallinnon tehtävät vaikuttavat suoraan yrityksen päätöksiin, kassavirtaan tai kannattavuuteen?
2. Mitä raportteja tuotetaan ilman nimettyä käyttäjää tai päätöstä?
3. Kuinka paljon työaikaa kuluu tietojen siirtämiseen, uudelleenmuotoiluun ja päällekkäiseen tarkistamiseen?
4. Mitkä tehtävät ovat lakisääteisiä, sopimusperusteisia tai olennaisia riskienhallinnalle?
5. Mihin vapautuva kapasiteetti käytettäisiin, jos työmäärästä poistettaisiin 25 prosenttia?

Viimeinen kysymys on ratkaiseva.

Jos vapautuvalle ajalle ei ole nykyistä arvokkaampaa käyttötarkoitusta, työn vähentäminen ei välttämättä paranna mitään.

Toimitusjohtajan maanantai

Varaa maanantaina 30 minuuttia ja listaa taloushallinnon kymmenen eniten aikaa vievää tehtävää.

Merkitse jokaisen tehtävän kohdalle yksi tai useampi vaikutus:

• päätöksenteko
• kassavirta
• kannattavuus
• riskienhallinta
• lakisääteinen tai sopimusperusteinen velvoite.

Jos jonkin tehtävän kohdalle ei tule yhtään merkintää, älä lopeta sitä vielä.

Kysy ensin, miksi työ tehdään, kuka sen tulosta käyttää ja mitä tapahtuisi, jos se jätettäisiin tekemättä kolmen kuukauden ajaksi.

Kolme käytännön toimenpidettä

1. Mittaa työ ennen kuin vähennät sitä

Selvitä yhden kuukauden ajan, mihin taloushallinnon tunnit kuluvat. Muistikuvat työmäärästä eivät riitä päätöksen perusteeksi.

2. Arvioi tehtävä vaikutuksen ja riskin perusteella

Tunnista tehtävän käyttäjä, päätös, euromääräinen vaikutus sekä poistamiseen liittyvä riski. Älä arvioi tehtävää vain sen perusteella, kuinka kauan sitä on tehty.

3. Päätä etukäteen, mihin vapautuva kapasiteetti käytetään

Kohdista aika kassavirtaan, kannattavuuteen, laskutukseen, ennustamiseen tai muuhun yrityksen päätöksenteon kannalta olennaiseen työhön.

Yksi ajatus muistettavaksi

Taloushallinnon kiire ei todista, että kaikki sen tekemä työ on tarpeellista.

Taloushallinnon 25 prosentin testi ei ole säästöohjelma.

Se on tapa arvioida, tuottaako taloushallinnon työ riittävästi arvoa suhteessa siihen käytettyyn aikaan.

Yritys voi tarvita vähemmän raportointia mutta enemmän analyysia.

Vähemmän tiedon siirtämistä mutta enemmän kassavirran ennustamista.

Vähemmän näennäistä tarkkuutta mutta enemmän näkyvyyttä kannattavuuden todellisiin ajureihin.

Pk-yritysten suurimmat taloudelliset ongelmat johtuvat harvoin kirjanpidosta. Ne johtuvat useammin siitä, ettei taloudellista tietoa hyödynnetä päätöksenteossa riittävän ajoissa.

Jos haluat arvioida, mihin yrityksesi taloushallinnon aika kuluu ja tuottaako työ päätöksenteon kannalta riittävää arvoa, voimme tarkastella kokonaisuutta maksuttomassa 30 minuutin talouskartoituksessa.