Raportti ei vielä ole analyysi

Kun avaan pk-yrityksen kuukausiraportin, huomio kiinnittyy usein ensimmäisenä poikkeamiin.

Liikevaihto jäi budjetista.

Materiaalikulut kasvoivat.

Käyttökate heikkeni neljä prosenttiyksikköä.

Tässä vaiheessa tiedämme kuitenkin vasta, mitä tapahtui.

Emme vielä tiedä, miksi se tapahtui, jatkuuko kehitys tai mitä yrityksessä pitäisi tehdä seuraavaksi.

Kuukausiraportti ei siis vielä ole analyysi.

Taloushallinnon työn arvo syntyy vasta silloin, kun raportin havainto muutetaan syy-seuraussuhteeksi, ennusteeksi, päätökseksi ja käytännön toimenpiteeksi.

Käyttökate heikkeni, mutta mitä se tarkoittaa?

Kuvitellaan yritys, jonka kuukausiraportissa näkyy seuraava muutos:

• liikevaihto 300 000 euroa
• tavoiteltu käyttökate 10 prosenttia
• toteutunut käyttökate 6 prosenttia.

Käyttökate on heikentynyt neljä prosenttiyksikköä.

Tavoitteen mukainen käyttökate olisi ollut:

300 000 € × 10 % = 30 000 euroa.

Toteutunut käyttökate on:

300 000 € × 6 % = 18 000 euroa.

Poikkeama on:

30 000 € − 18 000 € = 12 000 euroa kuukaudessa.

Raportti kertoo tämän.

Se voi näyttää poikkeaman punaisella, verrata sitä budjettiin ja esittää kehityksen kuvaajana.

Mutta raportti ei vielä kerro, pitäisikö johdon muuttaa hinnoittelua, asiakasvalintaa, myynnin painotuksia, hankintoja vai tuotannon resursointia.

Ilman poikkeaman taustalla olevia syitä johto ei tiedä, mihin sen pitäisi puuttua.

Yleinen virhe: raportin käsittely tulkitaan talousjohtamiseksi

Monessa yrityksessä kuukausiraportointi etenee näin:

Kirjanpitäjä lähettää tuloslaskelman.

Toimitusjohtaja tarkastelee liikevaihtoa ja tulosta.

Poikkeamille löydetään kokouksessa uskottavia selityksiä.

Materiaalit olivat tavallista kalliimpia. Yksi projekti viivästyi. Myynti painottui erilaisiin tuotteisiin. Ylitöitä tehtiin poikkeuksellisen paljon.

Tämän jälkeen siirrytään seuraavaan asiaan.

Selityksen löytyminen ei kuitenkaan vielä tarkoita, että ongelma olisi analysoitu.

Hyvä selitys voi jopa estää toimenpiteet, jos sen avulla poikkeama hyväksytään selvittämättä:

• kuinka suuri osa muutoksesta johtui kustakin tekijästä
• oliko muutos tilapäinen vai rakenteellinen
• toistuuko vaikutus seuraavina kuukausina
• voidaanko vaikutukseen puuttua
• kuka puuttuu ja mihin mennessä.

Talousjohtamisen kannalta olennaista ei ole se, pystytäänkö menneelle kuukaudelle löytämään selitys.

Olennaista on, muuttaako havainto tulevia päätöksiä.

Mitä toimitusjohtaja, kirjanpitäjä ja talouspäällikkö näkevät?

Toimitusjohtaja näkee, että liiketoiminta on ollut kiireistä, myyntiä on syntynyt ja asiakkaiden tilaukset on toimitettu. Hän tuntee myös kuukauden poikkeukselliset tapahtumat.

Kirjanpitäjä näkee, että liikevaihto oli 300 000 euroa, käyttökate 18 000 euroa ja käyttökateprosentti jäi neljä prosenttiyksikköä tavoitteesta. Hän varmistaa, että tuotot ja kulut on kirjattu oikein ja oikealle kaudelle.

Talouspäällikön pitäisi selvittää, mistä 12 000 euron poikkeama muodostuu ja miten sen eri osat vaikuttavat tuleviin kuukausiin.

Poikkeama voisi jakautua esimerkiksi näin:

Alhaisemmat myyntihinnat heikensivät käyttökatetta 1,5 prosenttiyksikköä eli 4 500 euroa.

Heikompi tuote- tai projektijakauma heikensi käyttökatetta yhden prosenttiyksikön eli 3 000 euroa.

Materiaalikustannusten nousu heikensi käyttökatetta yhden prosenttiyksikön eli 3 000 euroa.

Ylityöt ja tehottomampi resursointi heikensivät käyttökatetta 0,5 prosenttiyksikköä eli 1 500 euroa.

Yhteensä käyttökate heikkeni neljä prosenttiyksikköä eli 12 000 euroa.

Nyt johdolla on neljä eri ongelmaa yhden käyttökatepoikkeaman sijasta.

Niihin ei pidä vastata samalla tavalla.

Alentuneet myyntihinnat voivat edellyttää hinnoittelun ja alennusvaltuuksien muuttamista.

Heikompi myyntijakauma voi edellyttää myynnin suuntaamista kannattavampiin tuotteisiin, projekteihin tai asiakkaisiin.

Materiaalikustannusten nousu voi vaatia ostohintojen päivittämistä tarjouslaskentaan tai kustannusnousun siirtämistä hintoihin.

Ylityöt voivat johtua tilapäisestä toimituspiikistä tai pysyvästä kapasiteettiongelmasta.

Yksi luku johti siis neljään erilaiseen kysymykseen ja mahdolliseen toimenpiteeseen.

Tätä analyysin pitäisi saada aikaan.

Tilapäinen vai pysyvä vaikutus?

Kaikki poikkeamat eivät edellytä korjaavia toimenpiteitä.

Jos 1 500 euron ylityökustannus johtui yksittäisestä kiiretoimituksesta, joka ei toistu, vaikutus voi korjaantua itsestään seuraavassa kuussa.

Jos materiaalikustannukset ovat nousseet pysyvästi eikä tarjouslaskentaa ole päivitetty, 3 000 euron kuukausittainen poikkeama voi jatkua kaikissa uusissa tilauksissa.

Jos alhaisempi käyttökate johtuu myynnin pysyvästä siirtymisestä heikomman katteen tuotteisiin, ongelma ei ratkea odottamalla.

Siksi analyysissa pitää erottaa:

• ajoitusero
• yksittäinen poikkeama
• pysyvä kustannustason muutos
• volyymivaikutus
• hinta- ja alennusvaikutus
• myynti- tai projektijakauman muutos
• toiminnan tehokkuuden muutos.

Jos tätä erottelua ei tehdä, johto voi ryhtyä korjaamaan itsestään poistuvaa ongelmaa tai jättää pysyvän ongelman korjaamatta.

Mitä tapahtuu, jos mitään ei tehdä?

Yrityksen kuukausiliikevaihto on 300 000 euroa ja käyttökate jää neljä prosenttiyksikköä tavoitteesta.

Kuukausittainen vaikutus on 12 000 euroa.

Oletetaan, että poikkeama havaitaan huhtikuun raportista ja tilikautta on jäljellä kahdeksan kuukautta.

Jos sama poikkeama jatkuu vuoden loppuun:

8 × 12 000 € = 96 000 euroa.

Koko vuoden käyttökate jää silloin 96 000 euroa alemmaksi kuin siinä tapauksessa, että tavoitetaso olisi toteutunut loppuvuoden ajan.

Jos käyttöpääomassa, investoinneissa, veroissa tai rahoituksessa ei tapahdu muita muutoksia, heikompi käyttökate heikentää ajan myötä myös operatiivista kassavirtaa lähes vastaavasti. Kassavaikutuksen ajoitus voi kuitenkin poiketa tulosvaikutuksesta myyntisaamisten, varastojen, ostovelkojen ja verojen vuoksi.

A) Mitään ei tehdä

Kuukausiraportissa todetaan, että käyttökate jäi tavoitteesta.

Poikkeamaa selitetään materiaalihinnoilla, myyntijakaumalla ja kiireisellä kuukaudella, mutta sen rakennetta ei lasketa eikä toimenpiteitä nimetä.

Jos neljän prosenttiyksikön poikkeama jatkuu kahdeksan kuukautta, käyttökatetta jää saavuttamatta 96 000 euroa.

Yritys havaitsee vaikutuksen vähitellen toteumaraporteista ja lopulta tilin saldolta.

B) Poikkeama analysoidaan ja siihen puututaan

Talouspäällikkö jakaa poikkeaman hinnan, tuotejakauman, materiaalien ja ylityön vaikutuksiin.

Johto päättää:

• päivittää uusien tarjousten materiaalikustannukset
• rajata myynnin alennusvaltuuksia
• seurata myyntikatetta tuote- ja projektiryhmittäin
• ottaa ylityöt viikoittaiseen resurssiseurantaan.

Oletetaan, että toimenpiteiden käynnistäminen kestää kaksi kuukautta. Heinäkuusta alkaen yritys palauttaa käyttökatteesta kolme prosenttiyksikköä, mutta yksi prosenttiyksikkö jää myyntijakauman vuoksi edelleen tavoitetta alemmaksi.

Kahden ensimmäisen kuukauden poikkeama on:

2 × 12 000 € = 24 000 euroa.

Seuraavien kuuden kuukauden jäljelle jäävä yhden prosenttiyksikön poikkeama on:

300 000 € × 1 % × 6 = 18 000 euroa.

Koko loppuvuoden poikkeamaksi jää:

24 000 € + 18 000 € = 42 000 euroa.

Ilman toimenpiteitä poikkeama olisi ollut 96 000 euroa.

Toimenpiteillä säilytetty käyttökate on siten:

96 000 € − 42 000 € = 54 000 euroa.

Tämä laskelma perustuu oletukseen, että kuukausiliikevaihto säilyy 300 000 eurossa ja korjaavat toimenpiteet palauttavat käyttökatetta kolme prosenttiyksikköä. Todellinen vaikutus edellyttää herkkyysanalyysia ainakin myyntivolyymin, hinnankorotusten läpimenon, tuotejakauman ja materiaalikustannusten osalta.

Taloushallinnon tuottama arvo ei tässä esimerkissä ollut kuukausiraportti.

Arvo syntyi siitä, että 12 000 euron poikkeaman rakenne selvitettiin ja sen perusteella tehtiin päätöksiä, jotka säilyttivät arviolta 54 000 euroa käyttökatetta.

Analyysin pitää ulottua koko vuoden ennusteeseen

Kuukausiraportissa havaittu poikkeama ei kuulu vain menneelle kuukaudelle.

Kun käyttökate heikkenee, johdon pitää kysyä heti:

• näkyykö sama vaikutus jo tilauskannassa
• ovatko uudet tarjoukset samalla kustannus- ja hintatasolla
• pitääkö koko vuoden tulosennustetta muuttaa
• riittääkö kassa edelleen suunniteltuihin investointeihin ja lainanlyhennyksiin
• rikkoutuuko jokin rahoitussopimuksen ehto
• pitääkö rekrytointia tai muuta kustannuspäätöstä arvioida uudelleen.

Jos raportointi päättyy toteamukseen ”käyttökate jäi tavoitteesta”, yritys johtaa tulevaisuutta vanhentuneella ennusteella.

Ennustetta ei pidä muuttaa automaattisesti jokaisen poikkeaman perusteella. Se pitää kuitenkin päivittää, jos poikkeaman taustalla oleva oletus on muuttunut pysyvästi.

Hyvä kuukausikatsaus päättyy vastuuseen

Analyysi ilman päätöstä jää selvitykseksi.

Päätös ilman vastuuhenkilöä jää aikomukseksi.

Vastuuhenkilö ilman määräaikaa jää helposti odottamaan.

Siksi kuukausikatsauksessa pitäisi kirjata jokaisesta olennaisesta poikkeamasta:

• poikkeaman euromääräinen vaikutus
• tunnistettu syy
• arvio vaikutuksen kestosta
• vaikutus koko vuoden ennusteeseen
• päätetty toimenpide
• vastuuhenkilö
• määräaika
• seurantatapa.

Seuraava kuukausikatsaus pitäisi aloittaa tarkistamalla, mitä edellisen kokouksen toimenpiteille tapahtui.

Muuten yritys käsittelee joka kuukausi uusia lukuja, mutta jättää vanhat päätökset kesken.

Johdon kysymykset

Toimitusjohtajan pitäisi pystyä vastaamaan ainakin näihin:

1. Mistä käyttökatepoikkeama muodostuu euroina: hinnasta, volyymista, myyntijakaumasta vai kustannuksista?
2. Mikä osa poikkeamasta on tilapäinen ja mikä todennäköisesti jatkuu?
3. Miten havainto muuttaa koko vuoden tulos- ja kassavirtaennustetta?
4. Mitä korjaavia toimenpiteitä on päätetty, kuka niistä vastaa ja mihin mennessä?
5. Seurataanko seuraavassa kuukausikatsauksessa vain uusia lukuja vai myös aikaisempien päätösten toteutumista?

Toimitusjohtajan maanantai

Ota maanantaina esiin viimeisin kuukausiraportti ja valitse siitä yksi merkittävä poikkeama.

Käytä enintään 30 minuuttia ja täytä siitä seuraavat viisi kohtaa:

1. Poikkeama euroina.
2. Poikkeaman tärkein syy.
3. Tilapäinen vai pysyvä vaikutus.
4. Vaikutus koko vuoden ennusteeseen.
5. Toimenpide, vastuuhenkilö ja määräaika.

Jos kohtia ei pystytä täyttämään nykyisen raportoinnin perusteella, raportti ei vielä tue päätöksentekoa riittävästi.

Kolme käytännön toimenpidettä

1. Rakenna olennaisista poikkeamista euromääräinen silta

Jaa käyttökatepoikkeama ainakin hinnan, volyymin, myynti- tai projektijakauman ja kustannusten vaikutuksiin. Älä tyydy yleiseen selitykseen.

2. Päivitä ennuste vain muuttuneiden oletusten perusteella

Erota yksittäiset ajoituserot rakenteellisista muutoksista. Vie pysyviksi arvioidut vaikutukset koko vuoden tulos- ja kassavirtaennusteeseen.

3. Liitä jokaiseen päätettävään asiaan vastuu ja määräaika

Kirjaa, mitä tehdään, kuka tekee ja mihin mennessä. Aloita seuraava kuukausikatsaus näiden toimenpiteiden seurannasta.

Yksi ajatus muistettavaksi

Raportointi kertoo, missä yritys on ollut. Analyysin pitää muuttaa sitä, mihin yritys on menossa.

Käyttökatteen heikkeneminen neljä prosenttiyksikköä on havainto.

Poikkeaman jakaminen hinnan, volyymin, myyntijakauman ja kustannusten vaikutuksiin on analyysiä.

Koko vuoden ennusteen päivittäminen kertoo seurauksen.

Toimenpiteen, vastuuhenkilön ja määräajan määrittäminen tekee analyysista talousjohtamista.

Pk-yritysten suurimmat taloudelliset ongelmat johtuvat harvoin kirjanpidosta. Ne johtuvat useammin siitä, ettei taloudellista tietoa hyödynnetä päätöksenteossa riittävän ajoissa.

Jos haluat arvioida, muuttuuko yrityksesi kuukausiraportointi käytännössä päätöksiksi ja toimenpiteiksi, voimme käydä raportointimallin läpi maksuttomassa 30 minuutin talouskartoituksessa.