Kuka yrityksessä todella vastaa talousjohtamisesta?

Pk-yrityksissä kuulee usein lauseen:

”Kirjanpitäjä hoitaa meillä talousasiat.”

Kun asiaa tarkastelee lähemmin, kirjanpitäjä hoitaa yleensä kirjanpidon, arvonlisäveroilmoitukset, tilinpäätöksen ja muut toimeksiantoon sovitut tehtävät.

Hän ei päätä yrityksen hinnoittelusta, maksuehdoista, investoinneista tai rahoituksesta. Hän ei omista myyntiennustetta, projektien aikatauluja eikä laskutuksen käynnistämiseen tarvittavia tietoja.

Silti yrityksessä saatetaan ajatella, että talous on jonkun muun hoidossa.

Kun kassavirta heikkenee tai kannattavuus jää tavoitteesta, käy ilmi, ettei kukaan olekaan omistanut talousjohtamisen kokonaisuutta.

Kirjanpito ja talousjohtaminen eivät ole sama asia.

Kirjanpito kertoo, mitä yrityksessä on tapahtunut. Talousjohtamisen tehtävänä on vaikuttaa siihen, mitä seuraavaksi tapahtuu.

Ulkoistettu työ ei tarkoita ulkoistettua vastuuta

Kirjanpitäjältä odotetaan pk-yrityksissä joskus tehtäviä, joista ei ole sovittu toimeksiannossa ja joihin hänellä ei ole edes tarvittavia tietoja tai päätösvaltaa.

Ajatus on ymmärrettävä. Kirjanpitäjä käsittelee yrityksen lukuja, joten hänen oletetaan myös seuraavan kannattavuutta, ennustavan kassaa ja varoittavan tulevista ongelmista.

Mutta kirjanpitäjä näkee pääasiassa kirjanpitoon toimitetut tapahtumat.

Hän ei välttämättä tiedä:

• mitä myyntiä ollaan parhaillaan neuvottelemassa
• mitkä projektit ovat viivästymässä
• mitä hankintoja on jo sovittu mutta ei vielä laskutettu
• mitä lisätöitä on tehty mutta ei vielä hyväksytty
• milloin seuraava merkittävä investointi toteutetaan
• mikä osa tilauskannasta on epävarmaa.

Kirjanpitäjä ei voi rakentaa luotettavaa ennustetta tiedoista, joita liiketoiminta ei ole toimittanut.

Eikä kirjanpidon ulkoistaminen poista yhtiön johdon lakisääteistä vastuuta.

Osakeyhtiölain mukaan hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta sekä toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus vastaa myös siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on järjestetty asianmukaisesti. Toimitusjohtaja puolestaan hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen ohjeiden mukaisesti ja vastaa siitä, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito järjestetty luotettavasti. Osakeyhtiölaki 6 luvun 2 ja 17 §

Kirjanpitäjä tai talouspäällikkö voi hoitaa käytännön tehtäviä, tuottaa laskelmia ja rakentaa valvontaa. Hallitus ja toimitusjohtaja eivät kuitenkaan voi siirtää omaa lakisääteistä vastuutaan palveluntarjoajalle.

Talousjohtaminen on vastuiden ketju

Talousjohtaminen ei kuulu yrityksessä vain yhdelle henkilölle.

Se muodostuu ketjusta, jossa jokaisella on eri tehtävä.

Kirjanpitäjä vastaa sovitun toimeksiannon toteuttamisesta

Kirjanpitäjän tehtävänä on tyypillisesti:

• käsitellä liiketapahtumat kirjanpidossa
• täsmäyttää kirjanpito
• laatia sovitut viranomaisilmoitukset
• tuottaa tuloslaskelma, tase ja muut sovitut raportit
• laatia tilinpäätös ja veroilmoitus sovitun työnjaon mukaisesti
• nostaa esiin kirjanpidossa havaitsemansa poikkeamat toimeksiannon laajuuden perusteella.

Tarkka vastuu määräytyy aina toimeksiantosopimuksen ja todellisen työnjaon mukaan.

Kirjanpitäjän tehtävä ei lähtökohtaisesti ole päättää, mitä liiketoiminnan pitäisi tehdä lukujen perusteella. Kirjanpitäjän ei myöskään voida olettaa omistavan ennusteita, ellei ennustamisesta ole erikseen sovittu ja hänelle ole toimitettu tarvittavia tietoja.

Liiketoimintajohto omistaa talouden operatiiviset lähtötiedot

Myyntijohto tietää, mitä asiakkaiden kanssa neuvotellaan ja kuinka todennäköisesti kaupat toteutuvat.

Projektijohto tietää, milloin projekti valmistuu, kuinka paljon työtä on jäljellä ja mitkä lisätyöt ovat vielä laskuttamatta.

Tuotanto ja hankinta tietävät tulevat resurssi- ja materiaalitarpeet.

Näitä tietoja ei voi ulkoistaa taloushallinnon arvattaviksi.

Liiketoimintajohdon vastuulla on:

• tuottaa realistiset myynti- ja volyymioletukset
• päivittää projektien aikataulut ja valmistumisasteet
• arvioida jäljellä olevat kustannukset
• varmistaa laskutuksen perusteet
• selittää operatiivisten poikkeamien syyt
• toteuttaa sovitut korjaavat toimenpiteet.

Taloushallinto voi haastaa tietoja, mutta se ei voi omistaa niitä liiketoiminnan puolesta.

Talouspäällikkö yhdistää luvut päätöksentekoon

Talouspäällikkö toimii kirjanpidon, liiketoiminnan ja johdon välissä.

Hänen tehtävänään on esimerkiksi:

• yhdistää toteumatiedot liiketoiminnan ennusteisiin
• laatia ja ylläpitää kassavirtaennustetta
• analysoida kannattavuuden ja kassavirran poikkeamia
• haastaa ennusteiden oletuksia
• laskea päätösvaihtoehtojen vaikutukset
• tuoda riskit johdon käsiteltäviksi ajoissa
• seurata, toteutettiinko sovitut toimenpiteet.

Talouspäällikkö ei kuitenkaan päätä liiketoiminnan puolesta eikä vastaa operatiivisten toimenpiteiden toteuttamisesta.

Hän voi osoittaa, että projektin kustannusarvio on vanhentunut. Projektipäällikön pitää silti päivittää työn eteneminen ja jäljellä olevat resurssitarpeet.

Hän voi näyttää, että myyntiennuste on epärealistinen. Myynnin pitää silti omistaa ennusteen perusteena oleva asiakastieto.

Hän voi laskea, ettei investointi täytä tuottovaatimusta. Päätöksen tekee toimivaltainen johto tai hallitus.

Toimitusjohtaja vastaa siitä, että tieto muuttuu toiminnaksi

Toimitusjohtajan tehtävänä ei ole välttämättä laatia kassavirtaennustetta tai analysoida jokaista projektia itse.

Hänen pitää kuitenkin varmistaa, että yrityksessä:

• tuotetaan päätöksiin tarvittava taloustieto
• vastuut on määritelty
• olennaiset poikkeamat käsitellään
• päätökset tehdään ajoissa
• toimenpiteet toteutetaan
• hallitus saa tehtävänsä edellyttämät tiedot.

Toimitusjohtaja omistaa yrityksen johtamisen kokonaisuuden. Talouspäällikkö tukee sitä, mutta ei korvaa toimitusjohtajan päätös- ja toimeenpanovastuuta.

Hallitus vastaa talouden valvonnan järjestämisestä ja suunnasta

Hallitus ei hoida päivittäistä laskutusta, kassavirtaennusteen päivittämistä tai projektien jälkilaskentaa.

Sen pitää kuitenkin varmistua siitä, että yhtiön hallinto, kirjanpidon valvonta ja varainhoidon valvonta on järjestetty asianmukaisesti.

Käytännössä hallituksen pitäisi saada riittävä näkyvyys ainakin:

• maksuvalmiuteen ja rahoituksen riittävyyteen
• kannattavuuteen ja olennaisiin poikkeamiin
• budjettiin ja ennusteeseen
• suuriin asiakas-, projekti- ja rahoitusriskeihin
• investointeihin ja muihin merkittäviin päätöksiin
• johdon sovittujen toimenpiteiden etenemiseen.

Hallitus ei voi tyytyä siihen, että ”kirjanpitäjä hoitaa talouden”, jos se ei tiedä, miten talouden seuranta, varainhoito ja sisäinen valvonta on käytännössä järjestetty.

Mitä epäselvä vastuunjako maksaa?

Otetaan esimerkiksi projektiyritys, jonka liikevaihto on 2,4 miljoonaa euroa vuodessa.

Keskimääräinen kuukausimyynti on:

2 400 000 € / 12 = 200 000 euroa.

Yrityksessä projektipäälliköt hyväksyvät laskutusvaiheet, taloushallinto laatii laskut ja toimitusjohtaja seuraa tilin saldoa.

Kukaan ei kuitenkaan seuraa järjestelmällisesti, kuinka monta päivää työn valmistumisen ja laskun lähettämisen välillä kuluu.

Laskutus viivästyy keskimäärin kymmenen päivää.

Myynnin keskimääräinen päiväkohtainen määrä on:

2 400 000 € / 365 = noin 6 575 euroa.

Kymmenen päivän viive sitoo kassaan tulematonta rahaa:

6 575 € × 10 päivää = noin 65 750 euroa.

Yritys voi olla kannattava, mutta se tarvitsee noin 65 750 euroa enemmän rahoitusta vain siksi, ettei laskutuksen käynnistämisen vastuuta ja aikataulua ole määritelty riittävän selvästi.

Jos puuttuva käyttöpääoma rahoitetaan kahdeksan prosentin kokonaiskustannuksella, vuotuinen rahoituskustannus on:

65 750 € × 8 % = 5 260 euroa.

Tämä ei vielä sisällä maksuvalmiusriskin, luottolimiitin sitoutumisen tai viivästyneen perinnän vaikutuksia.

A) Mitään ei tehdä

Projektipäällikkö olettaa taloushallinnon tietävän, milloin laskun voi lähettää.

Taloushallinto odottaa projektipäällikön hyväksyntää.

Toimitusjohtaja olettaa laskutuksen etenevän normaalisti.

Kirjanpito näyttää myöhemmin toteutuneen myynnin oikein, mutta 65 750 euroa käyttöpääomaa on edelleen tarpeettomasti sitoutuneena. Yritys maksaa rahoituksesta arviolta 5 260 euroa vuodessa.

B) Vastuunjako korjataan

Projektipäällikkö vastaa laskutusluvan antamisesta kahden arkipäivän kuluessa laskutusvaiheen täyttymisestä.

Taloushallinto vastaa laskun lähettämisestä yhden arkipäivän kuluessa hyväksynnästä.

Talouspäällikkö seuraa viikoittain valmistuneiden mutta laskuttamattomien töiden määrää.

Toimitusjohtaja käsittelee poikkeamat ja puuttuu toistuviin viiveisiin.

Jos keskimääräinen laskutusviive lyhenee kymmenestä päivästä kolmeen, käyttöpääomaa vapautuu:

7 päivää × 6 575 € = noin 46 025 euroa.

Kahdeksan prosentin rahoituskustannuksella vuotuinen säästö on noin:

46 025 € × 8 % = 3 682 euroa.

Välitön hyöty ei kuitenkaan rajoitu korkosäästöön. Yrityksen käytettävissä oleva kassa paranee noin 46 000 eurolla ilman myynnin kasvattamista, hintojen korottamista tai uuden rahoituksen hankkimista.

Ongelma ei johtunut kirjanpidosta.

Ongelma syntyi siitä, ettei kukaan omistanut koko ketjua työn valmistumisesta laskun lähettämiseen ja kassaan saapumiseen.

Vastuu pitää määritellä päätöskohtaisesti

Pelkkä yleinen lause ”talous kuuluu toimitusjohtajalle” ei vielä ratkaise käytännön vastuunjakoa.

Jokaisesta olennaisesta talousprosessista pitäisi tietää:

• kuka tuottaa lähtötiedon
• kuka tarkistaa sen
• kuka analysoi vaikutuksen
• kuka tekee päätöksen
• kuka toteuttaa sen
• kuka seuraa lopputulosta
• milloin asia viedään toimitusjohtajalle tai hallitukselle.

Esimerkiksi kassavirtaennuste ei voi olla yksin talouspäällikön vastuulla.

Talouspäällikkö voi rakentaa mallin ja laskea ennusteen. Myynnin pitää tuottaa realistinen myyntinäkymä, projektijohdon päivittää laskutusaikataulut, hankinnan ilmoittaa tulevat ostot ja toimitusjohtajan tehdä ennusteen perusteella tarvittavat päätökset.

Muuten kassavirtaennusteesta tulee taloushallinnon arvaus liiketoiminnan tulevaisuudesta.

Johdon kysymykset

Toimitusjohtajan pitäisi pystyä vastaamaan ainakin näihin kysymyksiin:

1. Kuka yrityksessämme omistaa kassavirtaennusteen – ja kuka omistaa sen lähtötiedot?
2. Kuka selvittää, miksi kannattavuus poikkeaa tavoitteesta?
3. Kuka vastaa siitä, että valmistunut työ muuttuu laskuksi ja lasku rahaksi?
4. Mitkä talouteen liittyvät asiat käsitellään toimitusjohtajan päätöksinä ja mitkä viedään hallitukselle?
5. Mitä talousjohtamisen tehtäviä odotamme kirjanpitäjältä, ja sisältyvätkö ne todella toimeksiantosopimukseen?

Jos vastauksena on useaan kysymykseen ”kirjanpitäjä varmaan hoitaa”, vastuunjako on todennäköisesti epäselvä.

Toimitusjohtajan maanantai

Valitse maanantaina yksi taloudellisesti merkittävä prosessi: laskutus, kassavirtaennuste, projektien kannattavuus tai myyntiennuste.

Kirjoita 30 minuutissa yhden sivun vastuunjako:

• kuka tuottaa tiedon
• kuka analysoi sen
• kuka päättää
• kuka toteuttaa
• kuka seuraa
• mihin mennessä kukin vaihe tehdään.

Jos sama henkilö on merkitty jokaiseen kohtaan tai johonkin kohtaan ei löydy ketään, olet todennäköisesti löytänyt prosessin riskikohdan.

Kolme käytännön toimenpidettä

1. Tarkista kirjanpidon toimeksiantosopimus

Selvitä, mitä kirjanpitäjän tehtäviin todella kuuluu. Älä rakenna talousjohtamista sellaisten oletusten varaan, joista ei ole sovittu.

2. Määritä operatiivisten lähtötietojen omistajat

Nimeä myyntiennusteelle, projektien aikatauluille, hankintasuunnitelmalle ja laskutustiedoille liiketoiminnasta vastaavat henkilöt.

3. Rakenna taloudelle päätös- ja eskalointirytmi

Sovi, mitä käsitellään viikoittain, kuukausittain ja hallituksen kokouksissa. Määritä samalla rajat, joiden ylittyessä asia on vietävä toimitusjohtajalle tai hallitukselle.

Yksi ajatus muistettavaksi

Taloushallinnon tehtäviä voi ulkoistaa, mutta yrityksen johdon vastuuta taloudesta ei voi.

Kirjanpitäjä vastaa toimeksiantonsa mukaisesta työstä.

Liiketoimintajohto vastaa operatiivisista lähtötiedoista ja toimenpiteistä.

Talouspäällikkö yhdistää luvut, ennusteet ja päätösvaihtoehdot.

Toimitusjohtaja vastaa siitä, että taloustieto muuttuu päätöksiksi ja käytännön toiminnaksi.

Hallitus vastaa yhtiön hallinnon sekä kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä.

Pk-yritysten suurimmat taloudelliset ongelmat johtuvat harvoin kirjanpidosta. Ne johtuvat useammin siitä, ettei taloudellista tietoa hyödynnetä päätöksenteossa riittävän ajoissa – tai ettei kukaan tiedä, kenen pitäisi tehdä tiedon perusteella jotain.

Jos haluat arvioida, ovatko yrityksesi talousjohtamisen vastuut käytännössä selvät, voimme käydä ne läpi maksuttomassa 30 minuutin talouskartoituksessa.

Lakisääteisiä vastuita koskeva osuus on yleistasoinen kuvaus, ei oikeudellinen arvio yksittäisen yhtiön tilanteesta. Tarkka vastuu riippuu myös yhtiön olosuhteista, toimivallasta, sopimuksista ja käytännön menettelystä, joten epäselvässä tilanteessa asia on varmistettava juristilta.