Luvut voivat olla oikein ja johtaa silti väärään päätökseen

Tällä viikolla palasin ajatuksissani tilanteeseen, jossa yrityksen raportointi näytti päällisin puolin toimivalta.

Liikevaihto oli kasvanut. Myyntikate oli kohtuullinen. Käyttökatekin oli positiivinen.

Kun tulosta tarkasteltiin koko yrityksen tasolla, mitään yksittäistä liiketoiminnan ongelmaa ei näyttänyt olevan.

Mutta kun samat luvut ryhmiteltiin uudelleen liiketoiminnoittain ja projekteittain, kuva muuttui täysin.

Yrityksen jatkuva palveluliiketoiminta teki vahvaa tulosta. Samaan aikaan projektit söivät merkittävän osan sen tuottamasta katteesta ja sitoivat lisää käyttöpääomaa.

Luvut eivät valehdelleet. Ne oli vain ryhmitelty tavalla, joka teki väärän johtopäätöksen tekemisestä helppoa.

Oikea luku ei vielä tarkoita oikeaa tilannekuvaa

Monessa yrityksessä luotetaan siihen, että raportointi toimii, kun kirjanpidon luvut ovat oikein ja tuloslaskelma valmistuu kuukausittain.

Ajatus kuulostaa järkevältä. Jos liikevaihto, kulut ja tulos ovat oikein, johdolla pitäisi olla riittävät tiedot päätöksentekoon.

Ongelma syntyy siitä, että koko yrityksen tulos kertoo vain lopputuloksen. Se ei välttämättä kerro, mikä tuloksen teki.

Kannattava liiketoiminta voi peittää alleen kannattamattoman liiketoiminnan. Hyvin onnistuneet projektit voivat peittää epäonnistuneet projektit. Yhden asiakkaan hyvä kate voi kompensoida toisen asiakkaan jatkuvaa alihinnoittelua.

Kokonaisuus näyttää vielä kohtuulliselta, vaikka sen sisällä tapahtuu jo merkittävää arvon tuhoutumista.

Jos johto näkee vain kokonaismyyntikatteen, se voi päätellä hinnoittelun olevan kunnossa. Jos myynti samalla kasvaa, ratkaisuksi voidaan valita kasvun jatkaminen.

Todellisuudessa kasvu saattaa vain lisätä heikosti kannattavien projektien määrää ja kasvattaa käyttöpääoman tarvetta.

Silloin raportointi ei sisällä virhettä. Virhe syntyy päätöksessä, jonka raportoinnin rakenne mahdollistaa.

Toimitusjohtaja, kirjanpitäjä ja talouspäällikkö katsovat samaa lukua eri tavalla

Toimitusjohtaja näkee, että yrityksen liikevaihto on neljä miljoonaa euroa ja käyttökate 240 000 euroa. Yritys on voitollinen, joten tilanne näyttää hallittavalta.

Kirjanpitäjä näkee, että tuotot ja kulut on kirjattu oikeille tileille, täsmäytykset on tehty ja tuloslaskelman käyttökate on oikein.

Talouspäällikkö kysyy, mistä 240 000 euron käyttökate muodostui.

Tuottiko jokainen liiketoiminta voittoa?
Mitkä asiakkaat synnyttivät katteen?
Mitkä projektit kuluttivat sitä?
Kuinka paljon pääomaa heikosti kannattava toiminta sitoi?
Mitä tapahtuisi, jos sama liiketoimintajakauma kasvaisi 20 prosenttia?

Ero ei ole siinä, kuka osaa lukea tuloslaskelmaa. Ero on siinä, mihin päätökseen lukua käytetään.

Pk-yritysten suurimmat taloudelliset ongelmat johtuvat harvoin kirjanpidosta. Ne johtuvat useammin siitä, ettei taloudellista tietoa hyödynnetä päätöksenteossa riittävän ajoissa.

Sama yritys, kaksi täysin erilaista tulkintaa

Oletetaan, että yrityksen liikevaihto on 3,6 miljoonaa euroa.

Jatkuvan palveluliiketoiminnan liikevaihto on 2,4 miljoonaa euroa ja myyntikate 40 prosenttia. Se tuottaa myyntikatetta 960 000 euroa.

Projektiliiketoiminnan liikevaihto on 1,2 miljoonaa euroa ja myyntikate 13 prosenttia. Se tuottaa myyntikatetta 156 000 euroa.

Koko yrityksen myyntikate on näin 1 116 000 euroa eli 31 prosenttia liikevaihdosta. Kun kiinteät kulut ovat 900 000 euroa, käyttökatetta jää 216 000 euroa.

Koko yrityksen tasolla tulos näyttää positiiviselta:

• liikevaihto 3 600 000 euroa
• myyntikate 1 116 000 euroa
• myyntikateprosentti 31
• käyttökate 216 000 euroa
• käyttökateprosentti 6.

Johto voi katsoa kokonaisuutta ja todeta, että yritys on kannattava.

Tulkinta on teknisesti oikea, mutta johtamisen kannalta vaarallisen puutteellinen.

Palveluliiketoiminta tuottaa 960 000 euroa myyntikatetta. Projektiliiketoiminta tuottaa 156 000 euroa, vaikka alkuperäisellä 25 prosentin katetavoitteella sen olisi pitänyt tuottaa 300 000 euroa.

Projektien toteutunut kate jää siis 144 000 euroa tavoitteesta.

Palveluliiketoiminta ei ainoastaan rahoita yrityksen kiinteitä kuluja. Se peittää samalla projektien 144 000 euron katepoikkeaman.

Jos raportointi näyttää vain koko yrityksen 31 prosentin myyntikatteen, johto ei välttämättä puutu projektien hinnoitteluun, lisätöiden laskutukseen, kustannusylityksiin tai projektien rajaukseen. Se voi jopa päättää kasvattaa projektiliiketoimintaa.

Mitä tapahtuu, jos mitään ei tehdä?

Oletetaan, että projekteista on vielä toteutumatta ja laskuttamatta 600 000 euroa.

Jos niiden myyntikate pysyy 13 prosentissa, jäljellä oleva työ tuottaa myyntikatetta 78 000 euroa.

Jos tavoiteltu myyntikate olisi 25 prosenttia, saman liikevaihdon pitäisi tuottaa 150 000 euroa.

Tekemättä jättäminen tarkoittaa siten vielä 72 000 euron mahdollista katepoikkeamaa.

Samalla projekteihin voi olla sitoutuneena esimerkiksi 180 000 euroa keskeneräistä työtä, materiaaleja ja myyntisaamisia. Yritys ei siis menetä vain katetta. Se rahoittaa heikosti kannattavaa toimintaa omasta kassastaan.

Mitä tapahtuu, jos ongelmaan puututaan?

Kaikkia jo syntyneitä kustannuksia ei saada takaisin. Siksi 25 prosentin tavoitekatteen saavuttaminen jäljellä olevassa työssä voi olla epärealistista.

Jos yritys kuitenkin saa jäljellä olevan 600 000 euron liikevaihdon myyntikatteen nostettua 13 prosentista 21 prosenttiin esimerkiksi lisätöiden laskutuksella, hankintojen uudelleenneuvottelulla, työn rajauksella ja kustannusylityksiin puuttumisella, myyntikate paranee 48 000 euroa.

Tämän lisäksi laskutuksen aikaistaminen ja keskeneräisen työn purkaminen voivat vapauttaa osan projekteihin sitoutuneesta 180 000 euron käyttöpääomasta.

Korjaustoimien vaikutus ei siis rajoitu tuloslaskelmaan:

• myyntikate paranee 48 000 euroa
• käyttökate paranee vastaavasti 48 000 euroa, jos korjaaminen ei lisää kiinteitä kuluja
• kassavirta vahvistuu vapautuvan käyttöpääoman verran
• johto saa tiedon siitä, millä ehdoilla projektiliiketoimintaa voidaan turvallisesti kasvattaa.

Laskelma on esimerkki, ei oletus siitä, että jokainen katepoikkeama olisi kokonaan korjattavissa. Todellinen vaikutus riippuu sopimusehdoista, projektien valmiusasteesta, lisätöiden laskutettavuudesta ja siitä, kuinka suuri osa kustannuksista on vielä vältettävissä.

Keskeinen kysymys on silti sama: olisiko johto ryhtynyt toimenpiteisiin, jos projektien kate olisi ollut näkyvissä jo ensimmäisen poikkeaman syntyessä?

Kysymykset, joihin johdon pitäisi pystyä vastaamaan

1. Mitkä liiketoiminnot, asiakkaat ja projektit tuottavat yrityksen käyttökatteen?
2. Mitkä näyttävät kannattavilta vain siksi, että niiden kustannuksia kirjautuu muualle?
3. Kuinka suuri osa kokonaiskatteesta syntyy yrityksen kolmesta kannattavimmasta asiakkaasta tai projektista?
4. Missä liiketoiminnassa toteutunut kate poikkeaa eniten tarjouksessa tai budjetissa tavoitellusta katteesta?
5. Kuinka paljon käyttöpääomaa on sitoutunut heikosti kannattaviin projekteihin?

Jos näihin kysymyksiin ei saada vastauksia nykyisestä raportoinnista, ongelma ei välttämättä ole tiedon puute. Tieto on vain järjestetty väärää päätöstä varten.

Toimitusjohtajan maanantai

Varaa ensi maanantaina 30 minuuttia ja ota esiin viimeisin tulosraportti.

Katso, millä tasolla kannattavuus tällä hetkellä esitetään: koko yrityksen, liiketoiminnan, asiakkaan vai projektin tasolla.

Valitse sen jälkeen yksi taso alempaa.

Jos raportoit liiketoiminnoittain, tarkastele asiakkaita. Jos raportoit asiakkaittain, tarkastele projekteja. Jos raportoit projekteittain, tarkastele työvaiheita, lisätöitä tai kustannuslajeja.

Kysy lopuksi:

Mikä ongelma katoaa näkyvistä, kun nämä luvut lasketaan yhteen?

Kolme käytännön toimenpidettä

1. Rakenna kannattavuusraportointi päätösten ympärille.
Raportoinnin rakenteen pitää vastata sitä tasoa, jolla hinnoittelua, resursointia, asiakasvalintoja ja projektien jatkamista koskevat päätökset tehdään.

2. Näytä kokonaisluvun lisäksi sen muodostuminen.
Koko yrityksen myyntikate tai käyttökate ei riitä. Näytä myös, mitkä liiketoiminnot, asiakkaat ja projektit tuottivat luvun ja mitkä heikensivät sitä.

3. Liitä poikkeamaan päätös ja määräaika.
Jos projekti alittaa tavoitekatteen, raportin pitää johtaa kysymykseen siitä, mitä tehdään, kuka tekee ja mihin mennessä. Muuten poikkeama jää vain numeroksi seuraavan kuukauden raporttiin.

Huono raportointi ei aina sisällä vääriä lukuja. Joskus se vain yhdistää oikeat luvut tavalla, joka peittää väärät päätökset.

Yrityksen raportointi ei ole valmis silloin, kun luvut täsmäävät.

Se on valmis vasta silloin, kun johto pystyy näkemään, missä kate syntyy, mihin kassa sitoutuu ja mikä toiminta tuhoaa yrityksen arvoa.

Oikein laadittu tuloslaskelma voi kertoa täsmällisesti, mitä yrityksessä tapahtui. Talousjohtamisen tehtävä on varmistaa, ettei kannattamaton toiminta ehdi piiloutua kokonaisluvun sisälle niin pitkäksi aikaa, että korjaaminen on jo myöhäistä.

Jos haluat arvioida, kertooko yrityksesi raportointi vain oikean tuloksen vai myös oikean syyn tuloksen takana, voidaan katsoa sitä yhdessä maksuttomassa talouskartoituksessa.