Jos sama ongelma toistuu joka vuosi, kyse ei ole enää yllätyksestä.

Viimeisessä työpaikassani huomasin ilmiön, joka jäi mieleeni.

Yrityksessä oli paljon osaavia ihmisiä, mutta samat haasteet nousivat esiin vuodesta toiseen. Kiire tuntui olevan pysyvä olotila. Aikatauluja muutettiin jatkuvasti, resursseja järjesteltiin uudelleen ja seuraavan viikon suunnitelmat elivät lähes päivittäin.

Jokaiselle tilanteelle löytyi looginen selitys.

Mutta vuosien jälkeen aloin miettiä yhtä asiaa.

Jos sama ilmiö toistuu joka vuosi, voiko sitä enää kutsua yllätykseksi?

Yksittäiset selitykset olivat usein täysin oikeita.

Silti jokin ei täsmännyt.

Kun sama ongelma esiintyy vuodesta toiseen, kyse ei ole enää yksittäisestä tapahtumasta.

Kyse on järjestelmästä.

Yksi suurimmista virheistä, joita yrityksissä tehdään, on uskoa, että jokainen ongelma on uusi ongelma.

Usein se ei ole.

Se on sama ongelma, joka näkyy vain eri muodossa.

Ulkoisena talouspäällikkönä en ensimmäisenä kysy, mitä tällä kertaa tapahtui.

Kysyn, onko tämä tapahtunut aiemminkin?

Jos vastaus on kyllä, seuraava kysymys on vielä tärkeämpi:

Mikä yhteinen tekijä yhdistää näitä kaikkia tilanteita?

Ajatellaan yritystä, jossa reklamaatioiden käsittelyyn kuluu vuosittain 250 tuntia.

Tuntikustannus on 45 euroa.

Pelkkä työaika maksaa yli 11 000 euroa vuodessa.

Jos sama ilmiö jatkuu viisi vuotta, kustannus on jo yli 55 000 euroa, eikä mukana ole vielä asiakkaiden menetyksiä, ylimääräisiä materiaalikuluja tai johdon käyttämää aikaa.

Silti monessa yrityksessä keskustellaan edelleen yksittäisestä reklamaatiosta.

Harvemmin keskustellaan siitä, miksi reklamaatioita syntyy jatkuvasti.

Talousjohtamisen tehtävä ei ole vain kertoa, mitä tapahtui.

Sen tehtävä on tunnistaa ilmiöt, jotka toistuvat niin usein, että niistä tulee normaaleja.

Ja juuri silloin ne muuttuvat vaarallisiksi.

Kysy nämä kysymykset johtoryhmässä

• Mistä asioista olemme keskustelleet jo kolmena peräkkäisenä vuonna?
• Mitkä ongelmat palaavat aina kiireisimpinä kuukausina?
• Mitä mittaamme oireena, mutta emme juurisyynä?
• Mitä ongelmaa olemme oppineet pitämään normaalina?

Toimitusjohtajan maanantai

Avaa viimeisen kolmen vuoden johtoryhmän muistiot tai toimintasuunnitelmat.

Kirjoita ylös kolme asiaa, jotka esiintyvät niissä vuodesta toiseen.

Jos sama kehityskohde löytyy joka vuodelta, älä kysy enää, miten se ratkaistaan.

Kysy, miksi sitä ei ole ratkaistu.

Ajatus, jonka haluan jättää mieleesi:

Kun yritys ratkaisee samaa ongelmaa vuodesta toiseen, ongelma ei enää ole operatiivinen. Se on johtamisongelma.